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日志

 
 

物业管理工具书《实务操作规范》编著:张云翼(物业讲师)  

2016-01-15 16:12:17|  分类: 默认分类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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第四章 综合行政管理

第一节 会议制度

签到表及会议纪要格式见本章附件

 泉州市朗翼物业服务有限公司会议纪要格式 lyxz-1

第一条 周六例会

时间:15:00时,

地点:各服务中心

参与人员:服务中心全体员工、区域经理邀请的上级管理人员、分管副总经理应经常参与(不主持)。

主持:服务中心负责人,通常为助理或区域经理。

记录:事务员或助理或助理指定人员

抄送、存档:本服务中心、分管副总经理、总工程师

设备管理部门及未设立区域管理的服务中心会议纪要送达行政办公室主任

会议纪要:

1. 由区域经理审定签字。

2. 送达:周一09:00准时送达分管副总经理,并由送达

人签名确认

主要议程:

1.本周工作总结:主要工作完成情况 存在问题 表扬好的员工

2.下周主要工作:主要工作和要求,未完成工作计划的原因及措施

3.员工讨论问题:意见和建议(最好不要光有意见)

4.传达区域例会、公司文件及办公例会要求

5.需要分管副总协调、请示的事项:

6.总结会议主要议题

变更权限:区域经理有权利改变例会召开日期和时间,但每周一次例会不能改变。

第二条 每月28日区域办公例会

时间:15:00时

地点:泉州区域—公司会议室,惠安区域—服务中心

参与人员:本区域各服务中心(设备管理除外)负责人、副总经理邀请的上级管理人员、公司行政文员或公司派出人员

主持:分管该区域的副总经理,分管副总理不在,可以委托公司职能部门经理

记录:公司行政文员或公司派出人员

抄送、存档:总经理、公司行政办公室主任(办公室主任签阅后送行政办公室文员存档,需要时调阅)、总工程师、财务部、分管副总经理

会议纪要:

1由分管副总经理审定签字。

2送达:周一09:00准时送达分管副总经理,并由送达

人签名确认

主要议程:

1本月工作汇报:主要管理指标情况 存在问题

2下月主要工作和要求:主要计划,未完成工作的原因及措施

3.分管副总分析存在问题并提出要求:安全事故、考评情况、自检情况

4.传达公司文件和要求

5.需要公司职能部门协调、请示、帮助的事项:

5.总结会议主要议题

变更权限:副总经理有权利改变例会召开日期和时间、地点但每月一次例会不能改变。

2、 每月1日总经理办公会

总经理办公会是公司管理层研究决定公司重大问题的办公会议。

时间:15:00时,

地点:公司会议室或总经理指定场所

参与人员:行政办公室主任、人事部经理、财务部经理、副总经理、设备管理经理、总工程师、总经理临时要求参与的人员(提前一天通知)。

主持:总经理 如总经理出差由行政办公室主任主持

记录:行政办公室文员

抄送、存档:与会人员、行政办公室(存档)

会议纪要:

1由总经理审定签字。

2送达:三日09:00准时送达

主要议程:

1. 人事部:

1) 通报 各服务中心人事情况,内容见本章附件

《泉州市朗翼物业服务公司人事管理月(季、年)报lyxz-2

  各服务中心绩效考评情况,内容见本章附件

《泉州市朗翼物业服务公司绩效考评月(季、年)报》lyxz-3

2) 对各服务中心提出存在问题和要求

3) 上月工作完成情况,未完成原因及整改措施

4) 本月主要工作及计划完成时间

5) 需请示事项

2. 财务部:

1) 通报各服务中心主要经济指标情况内容见本章附件

  《泉州市朗翼物业公司经济指标月(季、年)报表》lyxz-4

2) 对各服务中心提出存在问题和要求

3) 上月工作完成情况,未完成原因及整改措施

4) 本月主要工作及计划完成时间

3. 行政部:

1) 通报公司基本行政情况,见本章附件

  《泉州市朗翼物业公司行政办公室月(季、年)报表》lyxz-5

2) 对各服务中心提出存在问题和要求

3) 上月工作完成情况,未完成原因及整改措施

4) 本月主要工作及计划完成时间

5)需请示事项

  4.设备管理

 1) 上月工作完成情况,未完成原因及整改措施

2) 本月主要工作及计划完成时间

3) 需要请示或公司协助处理的问题

汇报材料详见附件

《泉州市朗翼物业公司设备管理专项月(季、年)报表》lyxz-6

  5.总工程师

  1)通报各服务中心工程主要情况,见本章附件

  《泉州市朗翼物业公司工程维修保养月(季、年)报表》lyxz-7

 2) 对各服务中心提出存在问题和要求

3) 上月工作完成情况,未完成原因及整改措施

4) 本月主要工作及计划完成时间

5)需要公司协助处理的问题

  6、副总经理

1) 上月工作完成情况,未完成原因及整改措施

2) 本月主要工作及计划完成时间

3) 需要公司协助、请示、处理的问题

4) 对以上人员提出的存在问题和要求的回应

5)对公司只能部门提出意见和建议

具体汇报格式见本章附件

《泉州市朗翼物业公司区域运作情况月(季、年)报表》lyxz-8

  7、总经理总结并提出要求

  1)汇报上个月主要工作及各职能部门跟踪完成情况、满意程度。

  2)上月各职能部门运作存在问题和注意事项

  3)请示事项回复

  4)布置本月主要工作和要求

变更权限:总经理经理有权改变例会召开日期和时间。

第四条:各区域紧急或临时议会

1. 以下情况召开按公司要求、区域内出现紧急事故或副总经理有紧急事项交代

2. 召集人:分管区域的副总经理

3. 时间地点:副总经理临时确定

4. 参与人员:副总经理临时确定

5. 会议纪要:注明开会原因和专题项目

6. 抄送:行政办公室,公司有关职能部门负责人

7. 存档:有关服务中心

第五条 公司临时会议

  1. 以下情况召开

  总经理认为有必要时、公司专题分析会

  2. 召集人:总经理通过行政办公室下达通知,可以用电话通知

  3. 时间地点与会人员:总经理决定

  4. 会议纪要:注明开会原因和专题项目

5. 抄送:公司与会人员

6. 存档:行政办公室

第二节 文书管理

第一条

1.行政办公室是公司行政公文处理的主管部门,主管并负责指导各部、各下属服务中心的公文处理工作。

2.公文处理必须做到及时、准确、安全、保密;行文要少而精,注重效用。

第二条 公文种类

1. 公文的种类包括决定、通知、通报、报告、请示、批覆和函,

决定、通知、通报用于上级对下级下达的公文,报告、请示适用于下级对上级的请示,批覆和函适用于上级要求执行的批示。

公文原件由行政办公室文员留存,发文格式见本章附件。

  泉州市朗翼物业公司文件格lyxz-9

公司发文须经公司总经理审批,审批函由行政办公室留存审批函见本章附件

泉州市朗翼物业公司发文审批函格式lyxz-10

2. 签报适用于公司下属各单位向领导请示问题或汇报工作,附上《请示报告》后送公司领导签审的公文,公司领导签审后,连同报告送主办部门留存格式见附件。

泉州市朗翼物业公司签报函格式lyxz-11

3.     会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。  

第三条 公文要求

1. 发文:一般有发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间和抄送单位等部分组成;发文单位应当写全称或者规范简称;联合行文时,主办单位排列在前。

2. 签报:一般由拟稿人、主办单位领导、各会签部门领导的签字、主报领导的批示和正文等部分组成。

3. “请示”应当一文一事,一般只主送一个上级单位,如需同时送其它单位,应当用抄送形式,但不得同时抄送下级单位。

4.    公文密级分 “绝密”、“机密”和“秘密”; “绝密”和“机密”公文应当标明份数序号。紧急文件分 “特急”和“急件”。

5. 会议纪要:一般由编号、标题、时间、地点、主持人、参加人、记录人、正文等部分组成; “会议纪要” 须经会议主持人审核后下发,由拟稿人单位留存并按时归档。

第四条 公文归档

1. 公文办完后,应及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。 档案要保证安全、完整,能正确反映本单位的主要工作情况。

2. 联合发文,由主办部门立卷,其它部门保存复制件。

3. 公文复制件作为正式文件使用时,应加盖复印单位证明章,视同正式文件妥善保管。

4. 由行政办公室收发和寄发的文件,除留复印件作工作卷外,原件和剩余打印件应归档;由经办人自行寄发的文件、重要的纪要、传真、签报等须归档的文件,经办人应交给部门文员或事务员统一立卷归档。

5. 没有归档和存查价值的公文,经过鉴别和主管领导批准,可以定期销毁。销毁秘密公文,应当进行登记,由二人监销。

6. 公司总部档案分类

1)行政管理:各级会议纪要、政府文件、对外文件、公司发文、下级汇报请示及审定、印章管理、公司主要证件管理、大客户来件及沟通、业务洽谈记录、工作计划、接待记录、公司大记事等

2)人事管理:工作计划、员工档案(一人一袋)、各级请示及回复、会议纪要、各服务中心、绩效考评、各服务中心排班表、各服务中心考勤表、各服务中心人事流动表、各服务中心培训申请。

3)财务管理

4)所有(含服务中心)档案统一标签

第五条 文件的催办

1.为了提高工作效率,保证公司各项决定的及时贯彻执行,公司各职能部门和各下属单位应建立和健全催办制度。

2.行政办公室将用电话、发函或传真、登门催办和请承办部门来人汇报等四种方式进行催办,请各部和各服务中心予以配合。

3.督办工作是及时完成上级文件中有时间限制的各项要求的重要保证,督办工作也由各服务中心负责人的助手负责落实。

4.行政办公室应加强催办和督办的检查工作,定期对需要催办和督办的文件进行检查,对未办结文件要加强催办和督办,各服务中心应予以积极配合,做到件件有落实,事事有回音,防止拖办漏办。


 

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